Mit dem Beschluss des Wachstumschancengesetzes am 27. März 2024 hat der Gesetzgeber die Einführung der E-Rechnung beschlossen. Damit folgt Deutschland dem Beispiel anderer EU-Staaten sowie einiger Länder außerhalb der EU, die die E-Rechnung bereits als Standard im Geschäftsverkehr etabliert haben.
Was bedeutet dieses konkret: Alle Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, müssen ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Auch der Versand von E-Rechnungen wird verpflichtend, wobei es jedoch Übergangsregelungen geben wird. Aktuell erfüllen Formate wie die XRechnung oder das hybride ZUGFeRD-Format diese Anforderungen.
Wichtig: Ab 2025 gilt eine per Mail versendete pdf-Rechnung nicht mehr als elektronische Rechnung.
Die Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung gilt ausschließlich für steuerbare Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb geführt wird.
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen für inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen oder nicht dem neuen Format entsprechende elektronische Rechnungen (z. B. PDF) versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab dem 1. Januar 2025 hat jedoch die E-Rechnung Vorrang, weshalb alle Unternehmen den Empfang, die Verarbeitung und die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen sicherstellen müssen.
Bis Ende 2027 dürfen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro weiterhin Papierrechnungen oder elektronische Rechnungen im PDF-Format für B2B-Umsätze verwenden, sofern der Empfänger zustimmt. Unternehmen mit einem höheren Umsatz dürfen Rechnungen auch per EDI-Verfahren übermitteln, selbst wenn diese noch nicht dem neuen E-Rechnungsformat entsprechen.
Ab 2028 müssen alle inländischen Unternehmen die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und deren Übermittlung für inländische B2B-Umsätze verpflichtend einhalten.
Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind derzeit von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Auch Unternehmen, die nur mit Privatkunden arbeiten oder Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis sind, sollten prüfen, ob sie ab 2025 E-Rechnungen empfangen können, da Lieferanten möglicherweise E-Rechnungen senden werden. Anders als bisher ist für die „neue“ E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers mehr nötig – nur bei Rechnungen, die nicht den neuen Vorgaben entsprechen (z. B. PDF), ist weiterhin eine Zustimmung erforderlich.
Die hier dargestellte Information zur verpflichtenden E-Rechnung gibt lediglich einen ersten Überblick und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Eine Haftungsübernahme für die inhaltliche Richtigkeit wird nicht übernommen. Bitte wende Dich für eine individuelle Beratung an Deinen Rechtsanwalt, Steuerberater oder Unternehmensberater.